Quanto costa allestire un evento?
Quando si tratta di allestire un evento le cose da prendere in considerazione sono la location, la fornitura di catering, il tipo di evento ma la cosa più importante resta la definizione del budget. Se poi hai bisogno di una consulenza, ovviamente si sale di prezzo ma di contro, avrai la certezza di aver organizzato un evento di qualità.
Allestire un evento: Il compleanno
Se stai pensando di organizzare una festa di compleanno al figlio che compie 18 anni a casa tua, dovrai tenere conto dei seguenti aspetti: costi in termini di tempo (2 ore circa per allestire la casa e circa 2 ore per disallestire, 3-4 ore per pulire e riassettare ), costi in termini di energia ( pulizia degli spazi, trasporto della merce, spostamento dell’arredo di casa, allestimento e disallestimento degli addobbi) e sicuramente dal punto di vista economico, organizzare un evento a casa può avere i suoi vantaggi.
Ma prima di decidere dovrai valutare se casa tua è il posto adatto per una festa di compleanno di 18 anni, o se è forse il caso di pensare ad una location. Se lo spazio a casa non è tanto, potresti decidere di farlo in un locale vuoto abbastanza ampio, ed eventualmente affidarti a ditte che si occupano di noleggi di arredi a Roma, Napoli o altre città italiane. Considerando tutti questi aspetti e volendoci aggiungere anche il servizio buffet e la musica, il costo di questa festa dei 18 anni organizzata per 50 persone, dovrebbe venirti a costare tra i 2200 e i 3000 euro.
Allestire un evento: il Matrimonio
Se invece quello che stai organizzando è un Matrimonio, il discorso cambia. Ipotizzando di dover organizzare un matrimonio di circa 100 persone in una location che non sia un ristorante, dovrai tenere conto dei costi in termini di tempo (circa 2-3 ore per il carico dell’attrezzatura e del trasporto andata e ritorno, circa 3-4 ore per l’allestimento e disallestimento, 2 ore circa per lo scarico delle attrezzature), oltre alle canoniche 6 ore di servizio durante l’evento per un totale di 13-15 ore di servizio.
Ma dovrai sostenere costi anche in termini di energie che non sono da sottovalutare. Se ti affidi ad un servizio di catering, è bene sapere che i camerieri vengono spesso usati per caricare e scaricare oltre che per servire, e sovraccaricarli troppo potrebbe portare ad una qualità scarsa del servizio in termini di gentilezza e professionalità. Ecco perché potresti aver bisogno di un’ulteriore figura che si occupi del carico/scarico.
Così Il prezzo sale ma potrai contare su un servizio eccellente dei camerieri. Quanto costa dunque allestire un evento del genere? Il costo da sostenere per un Matrimonio di 100 invitati in una location, varia a seconda dei servizi richiesti, dalla location scelta e dalla qualità dell’evento, ma grosso modo oscilla tra i 15.000 e i 40.000 Euro
Allestire un evento: le voci principali di spesa
Organizzare un evento può sembrare una cosa facile ma è invece il risultato di una lunga pianificazione e progettazione che tiene conto anche di eventuali imprevisti. È utile preventivare sia le uscite che le entrate oltre ai rischi che potrebbero compromettere in qualche modo l’evento (ad esempio la pioggia se decidi di organizzarlo all’aperto).
I costi diretti sono quelli fondamentali di cui tenere conto quando si organizza un evento e possono essere stabiliti all’inizio richiedendo vari preventivi di spesa e andando a scegliere quelli migliori dal punto di vista del rapporto qualità prezzo (trasporto, costi del personale eccetera). I costi indiretti sono invece difficili da prevedere con esattezza in anticipo ed è possibile soltanto ipotizzarlo (ad esempio il costo del riscaldamento e dell’elettricità).
Se l’evento che stai organizzando non è un compleanno o un Matrimonio ma è invece una sfilata, un backstage o uno spettacolo, una voce di spesa che non dovrà mancare oltre a quella per l’allestimento, è quella relativa ai costi per la pubblicità dell’evento che è fondamentale per ottenere larga partecipazione in termini di numero ed il successo dell’iniziativa.